Hồ sơ năng lực bất ngờ trở thành sự sống còn của các công ty

Thời gian gần đây bất ngờ các doanh nghiệp đổ xô đi làm Hồ sơ năng lực, đây là động thái bất ngờ bởi trước đây phần lớn các doanh nghiêp không mấy quan tâm tới việc phải có tập tài liệu này, tuy nhiên trong hiện nay tình thế đã đổi khác, Hồ sơ năng lực trở thành tập tài liệu quan trọng, một phần dành để PR và phần khác phải nộp khi thực hiện dự thầu vào các dự án lớn.

Tại sao lại phải cần Hồ sơ năng lực?

Hồ sơ năng lực (profile) có thể gọi là CV rút gọn của mỗi công ty, trong đó nó thể hiện năng lực, quy cách hoạt động cũng như đường lối kinh doanh và định hướng phát triển của mỗi doanh nghiệp. Chính vì vậy đây là tập tài liệu hết sức cần thiết khi các công ty muốn quảng bá cũng như là thành phần không thể thiếu khi tiến thành dự thầu.

Trước đây chỉ có những công ty lớn chủ yếu hoạt động về lĩnh vực xây dựng mới tiến hành làm hồ sơ năng lực. Thông thường các cuốn Profile thường rất dầy trong đó chủ yếu sơ lược qua một vài trang giới thiệu sau đó chủ yếu là thành phần của các hợp đồng, điều này khiến cho cuốn Hồ sơ năng lực dù có số trang lớn nhưng lại thiếu rất nhiều những thông tin quan trọng.

Hiện nay xu hướng thiết kế Hồ sơ năng lực theo hướng mỏng nhẹ, chỉ liệt kê những thông tin thật cần thiết, các thiết kế cũng theo hướng nghệ thuật hơn, tạo cảm giác cuốn hút, tránh sự nhàm chán cho các chuyên gia chấm Hồ sơ năng lực dự thầu. Các phần của cuốn Hồ sơ năng lực cũng được thiết kế khúc triết hơn, có thể tra nhanh những thông tin cần thiết.

Tiến sĩ Cao Minh, người có nhiều năm trong việc xét duyệt các bộ Hồ sơ năng lực cho biết. Quy cách chấm thầu sẽ qua nhiều vòng sơ loại để chọn ra các doanh nghiệp đủ uy tín và khả năng thi công. Khi có quá nhiều bộ Hồ sơ năng lực cùng dự thầu, người chấm thầu phải xét đến yếu tố Hồ sơ năng lực đầu tiên, vì thế những bộ Hồ sơ năng lực nào có thiết kế tốt, bài bản, là một điểm cộng vì sẽ thu hút các chuyên gia chấm thầu; chúng tôi sẽ chú ý đến những bộ Hồ sơ năng lực được thiết kế bắt mắt và chỉn chu để lựa vào vòng trong. Các bộ Hồ sơ năng lực của các công ty được thiết kế sơ sài và không theo những quy chuẩn sẽ bị loại cho dù doanh nghiệp đó lớn mạnh và có thể đủ năng lực để thi công dự án. Chúng tôi cho rằng, không cần biết năng lực của công ty bạn mạnh cỡ nào, nhưng cuốn Hồ sơ năng lực được coi là CV của công ty mà còn không tốt thì làm sao có thể thực hiện dự án tốt được.

Hồ sơ năng lực như thế nào mới không bị rớt thầu?

Hồ sơ năng lực phải được thiết kế với đầy đủ các mục qua đó thể hiện được cái nhìn tổng quan về công ty từ phần giới thiệu hợp tác, nguồn nhân lực, tài chính, trang thiết bị, định hướng phát triển, năng lực kinh nghiệm cũng như những thế mạnh của mình so với đối thủ.

Mỗi một doanh nghiệp khác nhau sẽ có những cách tiếp cận khác nhau để quảng bá về năng lực của mình. Thời lượng số trang của một cuốn Hồ sơ năng lực cũng vì thế mà thay đổi. Tuy nhiên sẽ theo xu thế gọn nhưng xúc tích, chứa đựng đầy đủ những thông tin cần thiết.

Một Hồ sơ năng lực đủ chuẩn phải là tập tài liệu liên tục được cập nhật liên tục. Mỗi một năm qua đi, doanh nghiệp đổi khác thường sẽ theo hướng phát triển hơn, vì vậy cần phải bổ sung những thông tin để làm mới mình, từ đó giới thiệu cho đối tác.

Chất lượng của cuốn hồ sơ năng lực không chỉ nằm ở phần thiết kế mà nó còn phụ thuộc vào cảm giác của khách hàng khi cầm trên tay cuốn hồ sơ năng lực. Cho nên phần in ấn phẩm cũng rất quan trọng, bên cạnh thiết kế đẹp thì phải in bằng mực tốt và trên chất liệu giấy tương xứng. Khi lựa chọn đơn vị thiết kế Hồ sơ năng lực các doanh nghiệp nên chọn những nơi vừa thiết kế và vừa có khả năng in ấn. Điều này sẽ đảm bảo tạo ra được một ấn phẩm Hồ sơ năng lực hoàn chỉnh.

Ông Phạm Việt Hùng, CEO của Rubic Group cho biết: Thông thường các đơn vị thiết kế Hồ sơ năng lực chỉ nhận phần thiết kế và không nhận phần in ấn. Việc vừa có nhận phần thiết kế và in ấn đòi hỏi các công ty thiết kế phải có đủ nguồn lực để đầu tư lớn, mặt khác vừa thiết kế vừa in ấn cũng sẽ có độ rủi ro nhất định do sai sót, chính vì thế mà các đơn vị này thường tránh.

Tuy nhiên cũng có đơn vị sẵn sàng đầu tư nguồn lực để vừa thiết kế vừa in ấn, từ đó đảm bảo chất lượng cho một ấn phẩm Hồ sơ năng lực.

“Chúng tôi thiết kế một ấn phẩm Hồ sơ năng lực cho khách hàng từ khâu đầu tiên tức là chuẩn bị hình ảnh, sẵn sàng cử đội chụp hình nếu khách hàng yêu cầu, sau đó soạn thảo nội dung trên cơ sở trao đổi thống nhất với khách hàng, sau đó tiến hành thiết kế và in ấn để đảm bảo khách hàng sẽ có một ấn phẩm ưng ý. Mặt khác do chủ động cả về khâu thiết kế lẫn in ấn nên chúng tôi có thể hoàn thiện các cuốn Hồ sơ năng lực trong thời gian kỷ lực từ 3-5 ngày, điều mà rất ít đơn vị in ấn có thể làm được”, ông Hùng nhấn mạnh.