Thiết kế hồ sơ năng lực nhiều doanh nghiệp vẫn chưa biết cách thực hiện

Hồ sơ năng lực doanh nghiệp là phần tài liệu không thể thiếu để gửi cho đối tác, khách hàng hoặc dùng đấu thầu dự án. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có phần tài liệu quan trọng này.

Tại sao nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có hồ sơ năng lực?

Hồ sơ năng lực công ty là một ấn phẩm không thể thiếu của doanh nghiệp để xây dựng hình ảnh thương hiệu. Phần tài liệu này dùng để giới thiệu đến khách hàng thế mạnh năng lực của công ty. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có sự chuẩn bị cho đến khi khách hàng hỏi đến.

Các doanh nghiệp thường chú trọng vào việc tìm kiếm khách hàng mà quên đi phần quan trọng để lấy được lòng tin từ đối tác, đó là sự thiếu sót nghiêm trọng. Các doanh nghiệp lại lầm tưởng chỉ cần có sản phẩm tốt, đáp ứng đủ nhu cầu thì có thể lấy được hợp đồng. Trong khi không có giấy tờ, profile thực tế nào chứng minh năng lực công ty rất khó chiếm được thiện cảm của khách hàng và đối tác ngay từ bước đầu tiên. Một bộ hồ sơ năng lực hoàn chỉnh sẽ đảm bảo sự hợp tác thuận lợi

Để có một cuốn profile doanh nghiệp chuẩn phải đáp ứng đầy đủ thông tin, hình ảnh và yếu tố đồ họa. Để hoàn thiện phải tốn khá nhiều thời gian để phối hợp nội dung hình ảnh cho đến in ấn. Thời gian thực hiện một ấn phẩm hoàn chỉnh mất từ 7 – 14 ngày cho một cuốn profile 20 – 50 trang. Vì vậy nếu yêu cầu thiết kế quá gấp rút sẽ rất khó đảm bảo ấn phẩm đạt chuẩn.

Cơ hội lớn cho doanh nghiệp khi chuẩn bị sẵn hồ sơ năng lực 

Trong giai đoạn từ cuối tháng 09 đầu tháng 10/2020, Việt Nam đang đón rất nhiều cơ hội đến từ các ông lớn đến từ Nhật Bản và Mỹ. Dịch chuyển dây chuyền nhà máy sản xuất sang Việt Nam mở ra cơ hội rất lớn cho các công ty doanh nghiệp tại Việt Nam.

“Việt Nam có khả năng mang lại nhiều lợi ích và trở thành lựa chọn số 1 tại Đông Nam Á”, ông Takeo Nakajima trưởng đại diện văn phòng Tổ Chức Xúc Tiến Thương Mại Nhật Bản (JETRO) cho hay. Theo CBRE “Tại các khu công nghiệp tầng xuất bao phủ đã tăng gần 72% do các công ty dịch chuyển vào”. Vậy tại sao không ngay từ bây giờ chuẩn bị cho doanh nghiệp những nền tảng để thuyết phục những vị khách hàng lớn này.

Cuốn profile công ty với cách làm trước đây là một tập tài liệu dày, nhìn phải nhiều, cầm phải chắc. Có không ít doanh nghiệp nghĩ hồ sơ năng lực cần phải có thật nhiều thông tin mà bỏ qua những yếu tố kích thích người xem. Thời đại công nghệ 4.0 bên cạnh thông tin đúng đủ nhưng phải ngắn gọn xúc tích, hình ảnh đẹp, thực tế. Nhiều cuốn Profile còn được thiết kế như cuốn tạp chí, lôi cuốn người đọc. Giúp khách hàng tìm hiểu nhanh chóng về đơn vị, được coi là “bảo bối” trong bán hàng, giới thiệu năng lực đến nhà cung cấp, nhà thầu đến khách hàng và đối tác.

Cấu trúc chuẩn của bộ hồ sơ năng lực công ty dùng trong đấu thầu

Đối với hồ sơ năng lực công ty luôn được thiết kế với quy chuẩn riêng. Như trang bìa phải thể hiện được lĩnh vực kinh doanh, logo ấn tượng, slogan, ưu thế, những hình ảnh hoạt động thực tế, cùng với yếu tố đồ họa đẹp mắt.

Ông Phạm Việt Hùng người có nhiều năm kinh nghiệp trong lĩnh vực thiết kế nhân diện thương hiệu, logo, cataglogue và profiel, hiện đang làm CEO Công ty Rubic Group cho biết: “Thông thường các đơn vị thiết kế uy tín họ sẽ bắt đầu với phần lịch sử hình thành, các mốc sự kiện quan trọng; kế tiếp là tổng quan về lĩnh vực kinh doanh, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị mang lại; sau đó sẽ giới thiệu cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực, trang thiết bị, tài chính; đồng thời liệt kê những dự án lớn đã hoàn thành cùng với toàn bộ các công trình đã thực hiện; phần cuối không thể quên đó là chính sách hợp tác và thông tin liên hệ. Những đơn vị này họ hiểu rõ tầm quan trong của cuốn CV rút gọn này đối với doanh nghiệp trong các dự án đấu thầu lớn. Chỉ với một thiếu xót nhỏ cũng đủ làm cho những công sức chuẩn bị tiếp sau đó sẽ trở nên vô ích”

Chất lượng của cuốn hồ sơ năng lực không chỉ nằm ở phần thiết kế mà nó còn phụ thuộc vào cảm giác của khách hàng khi cầm trên tay cuốn hồ sơ năng lực. Cho nên phần in ấn phẩm phải lựa chọn chất lượng giấy và mực in chất lượng để thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty. Có không ít công ty chỉ chuyên thiết kế mà không in ấn phẩm do không có xưởng in hoặc tránh rủi ro khi sai sót in ấn. Điều này sẽ là trở ngại khi đang có dự án đấu thầu gấp rút.

Tuy nhiên cũng có đơn vị vừa thiết kế vừa in ấn để đảm bảo tiến độ hoàn thiện và chất lượng cho cuốn Profile. “Chúng tôi thiết kế một ấn phẩm Profile cho khách hàng từ khâu đầu tiên tức là chuẩn bị hình ảnh, sẵn sàng cử đội chụp hình nếu khách hàng yêu cầu, sau đó soạn thảo nội dung trên cơ sở trao đổi thống nhất với khách hàng, sau đó tiến hành thiết kế và in ấn để đảm bảo khách hàng sẽ có một cuốn Profile ưng ý nhất. Nếu thiết kế đẹp, chuẩn với đầy đủ thông tin chiếm 70% thì khâu in ấn với sự chuẩn bị tốt về giấy và mực sẽ chiếm 30% còn lại, đây là thế mạnh của chúng tôi”, ông Hùng nhấn mạnh.

.